phần mềm quản lý khách sạn

Làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả

Nếu như khách sạn của bạn có quy mô lớn thì lượng nhân viên, khách hàng cũng rất đông. Nhưng làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả thì cần đòi hỏi phải có năng lực thực sự, có chuyên môn kỹ thuật cao cũng kinh nghiệm tốt.

Tuy nhiên việc quản lý khách sạn cũng gây ra rất nhiều trở ngại cũng như khó khăn trong công việc quản lý khách sạn, để khắc phục được tình trạng này thì ngay sau đây đơn vị chúng tôi sẽ giới thiệu đến cho bạn những biện pháp bạn hãy lưu ý nhé!

 

Sau đây sẽ là những công việc cần phải làm trong quá trình quản lý khách sạn hiệu quả:

  • Lên bảng kế hoạch và tổ chức các hoạt động ăn uống, vui chơi và giải trí dành riêng cho khách sạn.
  • Thúc đẩy và xúc tiến các hoạt động kinh doanh khách sạn.
  • Quản lý ngân sách cũng như quản lý tài chính và kiểm soát được chi tiêu tránh thất thoát.
  • Duy trì hồ sơ tài chính cũng như hồ sơ thống kê.
  • Cài đặt, thiết lập doanh số và mục tiêu, lợi nhuận.
  • Phân tích số liệu và đưa ra chiến lược phục vụ cho việc quản lý doanh thu.
  • Tuyển dụng, đào tạo và giám sát các nhân viên.
  • Lên kế lịch trình công việc cụ thể cho các cá nhân và nhóm.
  • Giao tiếp, chào hỏi khách hàng.
  • Xử lý mọi khiếu nại và tiếp thu các ý kiến đóng góp từ phía khách hàng.
  • Phát hiện các vấn đề nhanh chóng và giải quyết triệt để, hiệu quả.
  • Làm việc với nhà thầu.
  • Bảo đảm công tác an ninh chặt chẽ.
  • Thường xuyên kiểm tra chất lượng dịch vụ và tài sản khách sạn.

1. Làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả.

Vậy làm thế nào để quản lý khách sạn một cách hiệu quả nhất? Đó là câu hỏi được đặt ra của rất nhiều khách hàng hiện nay. Nếu khách sạn của bạn có quy mô lính bạn cần phải có chiến lược riêng, các kế hoạch riêng để phục vụ cho việc quản lý sao hiệu quả phục vụ cho công việc được tốt hơn. Cụ thể hơn bạn hãy xem qua các cách quản lý dưới đây.

Quản lý khách sạn hiệu quả với phần mềm quản lý nhanh chóng
Quản lý khách sạn hiệu quả với phần mềm quản lý nhanh chóng

 

a. Phân chia công việc cụ thể, chi tiết cho nhân viên

Trước khi phân chia công việc thì đầu tiên bạn nên lên kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận làm việc, sắp xếp các vị trí để khi họ nhìn vào biết được công việc cần hoàn thành là gì, tuy nhiên thời gian để lên bản kế hoạch đó cũng mất khá nhiều thời gian và công sức cho quản lý nhưng làm vậy họ sẽ dễ dàng quản lý hơn.

Có như vậy thì họ sẽ nắm rõ được lượng nhân viên trong mỗi bộ phận, để biết bộ phận nào thiếu nhân sự để bảo sung vào và cũng để việc sắp xếp công việc cho từng người dễ hơn, tránh trường hợp thiếu sót.

b. Thường xuyên giao tiếp với nhân viên

Bạn hãy dành thời gian nhiều hơn để giao tiếp với nhân viên, để hiểu họ hơn và tạo được sự thân thiện, hòa đồng giữa các đồng nghiệp với nhau. Để làm được quản lý một khách sạn thì đầu tiên bạn hãy học cách giao tiếp, lắng nghe ý kiến của các nhân viên để hiểu họ hơn và khích lệ họ nhiều hơn trong công việc. Có như vậy bạn mới theo dõi, nắm bắt tốt tình hình của từng bộ phận và xử lý kịp thời nếu có sự cố xảy ra.

Giao tiếp với nhân viên là điều vô cùng cần thiết trong việc kinh doanh khách sạn
Giao tiếp với nhân viên là điều vô cùng cần thiết trong việc kinh doanh khách sạn

 

Tuy nhiên, đối với những trường hợp vi phạm, mắc lỗi nhiều lần thì bạn nên nghiêm khắc xử lý, hay các vấn đề khách như mâu thuẫn giữa các nhân viên cũng được giải tỏa kịp thời.

c. Khích lệ khen thưởng nhân viên

Làm quản lý khách sạn bạn cũng phải thường xuyên khích lệ tinh thần các nhân viên của mình, họ luôn muốn được khen thưởng những thành tích mà họ đã phấn đấu trong công việc. Nhưng có điều bạn không biết, có những khích lệ, khen thưởng ấy họ sẽ có ý chí cố gắng và nỗ lực nhiều hơn trong công việc, hoàn thành tốt các công việc được giao.

Nếu nhân viên của bạn có thái độ hành xử không khéo léo với khách hàng thay vì phê bình thì bạn hãy thưởng cho họ món quà nào đó khích lệ tinh thần làm việc cũng như cách ứng xử trong công việc sao cho đúng mực. 

Với cách làm như vậy, chắc hẳn nhân viên sẽ càng quý mến bạn nhiều hơn, họ sẽ thấy được môi trường làm việc thoải mái, có như vậy năng suất công việc mới hiệu quả hơn.

2.Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả, nhanh chóng

Trong một vài năm trở lại đây thì phần mềm quản lý khách sạn không còn xa lạ gì nữa, rất được sử dụng phổ biến và rộng rãi. Một trong những lý do làm cho phần mềm khách sạn ngày một chiếm ưu thế hơn thì đầu tiên là do khối lượng công việc ngày một nhiều kéo theo đó là quy mô làm việc ngày một rộng hơn thì việc thống kê bằng sổ sách không còn phù hợp nữa thế cho nên phần mềm quản lý khách sạn được phát triển từ đó.

Có nhiều người thường tự hỏi rằng làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả thì dưới đây sẽ là các lợi ích từ việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, bạn hãy tham khảo qua nhé!

 

Giúp cho việc quản lý khách sạn một cách khoa học và hiệu quả

Bạn có biết một phần mềm quản lý khách sạn sẽ được phân theo các tính năng khác nhau nhằm phục vụ cho việc phân công công việc cũng như quản lý được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thường thì các nhà quản lý thường có thể theo dõi, kiểm soát mọi hoạt động xảy ra của khách sạn thông qua phần mềm quản lý khách sạn ví dụ như dịch vụ đặt phòng, check in,và còn kiểm soát được tài chính, doanh thu của từng bộ phận làm việc.

Phần mềm quản lý còn có chức năng phân quyền rất chặt chẽ, góp phần hỗ trợ cho chủ khách sạn được dễ dàng hơn và công tác bố trí, điều động nhân sự từ bộ phận lễ tân cho đến kế toán, bộ phận kho. Với tính năng này thì quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát, theo dõi công việc, nhân viên chi tiết nhất trong quá trình làm việc.

– Hỗ trợ cho việc kinh doanh

Với phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp cho việc kinh doanh của bạn được tốt hơn, chuyên nghiệp hơn, khoa học hơn và gây được ấn tượng  với khách hàng, nhất là khách du lịch. Điều đặc biệt ở đây là khi có khách hàng đặt phòng thành công thì phần mềm sẽ có trách nhiệm đóng phòng đó lại ngay trên hệ thống phần mềm nhằm ngăn chặn tình trạng phòng bị đặt cùng khi với nhau, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, giảm uy tín của khách sạn.

Không những vậy mà thông tin khách hàng, chi phí hóa đơn, các dịch vụ khác mà khách hàng dùng đều được cập nhật lên trên hệ thống.

– Quản lý chi tiết các công việc

 

Hệ thống phần mềm quản lý sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc quản lý các thông tin một cách chi tiết và cụ thể hơn.

– Hạn chế thất thoát tài sản

Với hệ thống phần mềm thông minh có thể cho phép chủ khách sạn cài đặt, thiết lập và phân quyền đăng nhập vào hệ thống phần mềm. Chúng tôi sẽ ví dụ cho bạn hiểu như sau: nếu như bộ phận buồng chỉ có thể xem được các trạng thái như phòng có bẩn hay sạch, khách hàng có trong phòng hay không để còn sắp xếp lịch để dọn dẹp phòng sao cho phù hợp mà không làm ảnh hưởng tới khách. 

Ngoài ra, bộ phận lễ tân cũng có thể truy cập vào tính năng đặt phòng khách sạn, các tính năng của phần mềm để theo dõi sát sao hơn tránh tình trạng lẫn lộn, thiếu sót trong suốt quá trình cập nhật và xử lý số liệu và báo cáo nhanh, chính xác hơn.

Phần mềm quản lý khách sạn đôi khi sẽ có các tính năng ưu việt nhằm cung cấp cho việc quản lý dễ dàng hơn, theo dõi và giải quyết công việc nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian.

– Tiết kiệm thời gian và công sức

Khi phần mềm chưa được biết đến và sử dụng nhiều thì hầu hết mọi khách sạn đều theo dõi công việc thông qua việc ghi chép vào sổ sách, như vậy vừa mất công mà chiếm khá nhiều thời gian thì bây giờ phần mềm quản lý đã được biết đến và sử dụng phổ biến, với phần mềm này bạn sẽ không còn phải mất thời gian nữa, mọi việc đã có hệ thống phần mềm xử lý, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản thôi.

Trong hệ thống phần mềm quản lý khách sạn sẽ bao gồm quản lý các công việc, đồng thời phân công công việc cho các nhân viên trong từng bộ phận, hồ sơ khách hàng và các phòng khách đã đặt hoặc check in.

 

Không những vậy việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giảm thiểu, tiết kiệm thời gian trong việc theo sát công việc khoảng 50% so với trước kia. Với những tính năng được tích hợp rất hiện đại và chuyên nghiệp có thể giúp cho bạn quản lý dễ dàng hơn. Không chỉ dừng lại ở đó mà phần mềm quản lý khách sạn còn có hỗ trợ khi không có internet thì hệ thống vẫn hoạt động được.

– Tăng doanh thu cho khách sạn

Trong thời đại ngành công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc con người sử dụng internet để đặt phòng rất tiện lợi, nếu khi bạn áp dụng phần mềm ứng dụng trong việc kinh doanh sẽ làm cho công việc của bạn được thuận tiện hơn, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn nhằm giúp doanh thu của khách sạn được tăng lên đáng kể.

 

Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn có cả chức năng đặt phòng trực tuyến, bạn chỉ cần bấm vào chọn phòng mình ưng ý rồi bấm đặt phòng, điền các thông tin cần thiết là được rồi. Có vậy thì đôi khi sẽ khiến cho khách hàng thấy tiện lợi hơn, không phải đi lại mất thời gian mà vẫn đặt được phòng ưng ý.

Làm thế nào để quản lý khách sạn hiệu quả đã được chúng tôi giải đáp một cách khá đầy đủ trong bài viết này. Những gì mà chúng tôi chia sẻ trên sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý khách sạn, và quản lý khách sạn sao cho tốt giúp tăng doanh số, tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng.

Có thể bạn sẽ thích

Bài viết phổ biến