Phần mềm quản lý bán hàng nào dễ dùng cho shop nhỏ — đó là câu đầu tiên một khách hàng hỏi chúng tôi ba năm trước. Chị mở shop quần áo, tay vẫn cầm cuốn sổ ghi hàng chi chít số. Chị kể mỗi tối phải ngồi cộng sổ tới khuya. Nhiều hôm cộng sai mà không biết sai từ chỗ nào.
Câu chuyện đó chúng tôi gặp lại rất nhiều lần, ở đủ kiểu shop nhỏ khác nhau. Người bán giày, người bán mỹ phẩm, người bán đồ ăn vặt online. Đa số đều loay hoay ở cùng một điểm: biết mình cần đổi cách quản lý, nhưng không biết bắt đầu từ đâu.
Shop Nhỏ Cần Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nhưng Nhiều Chủ Shop Chưa Biết Thương Hiệu Nào Đáng Cân Nhắc Phù Hợp Với Quy Mô Kinh Doanh
Khi đơn hàng còn ít, ghi sổ tay vẫn tạm ổn. Nhưng chỉ cần shop bán thêm trên hai, ba kênh — tại quầy, Facebook, sàn thương mại điện tử — sổ tay bắt đầu đuối sức. Chủ shop dễ ghi nhầm số lượng, quên trừ tồn kho, hoặc cộng sai doanh thu cuối ngày.
Có shop từng giao trùng đơn vì nhân viên không kịp cập nhật hàng đã bán cho ai. Một sai sót nhỏ như vậy, nhân lên mỗi ngày, cuối tháng thành khoản thất thoát không nhỏ. Nhiều chủ shop chỉ nhận ra vấn đề khi đã lỗ vài tháng liền.
Vấn đề không dừng ở việc thiếu công cụ. Nhiều chủ shop chúng tôi từng tư vấn thật ra đã nghe qua khái niệm phần mềm quản lý bán hàng, chỉ là không biết nên chọn thương hiệu nào cho hợp quy mô của mình. Thị trường hiện có hàng chục cái tên, mỗi bên quảng cáo tính năng khác nhau, giá cũng chênh lệch không ít.
Không có một bài đánh giá phần mềm quản lý theo tiêu chí phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ để đối chiếu, nhiều người chọn đại theo lời giới thiệu của bạn bè. Dùng vài tháng thấy không hợp lại phải đổi. Mỗi lần đổi phần mềm là một lần mất công nhập lại dữ liệu, đào tạo nhân viên lại từ đầu — tốn thời gian hơn cả lúc chưa dùng phần mềm.
Có trường hợp còn tốn kém hơn thế. Một shop tạp hoá quen của chúng tôi chọn phần mềm chỉ vì giá rẻ. Dùng ba tháng mới phát hiện phần mềm không hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử. Cuối cùng vẫn phải đổi thương hiệu khác, coi như học lại từ đầu.
Lợi Ích Của Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Cho Shop Nhỏ
Nhiều chủ shop hỏi chúng tôi: bỏ tiền mua phần mềm để làm gì, trong khi sổ tay vẫn ghi được? Câu trả lời nằm ở chỗ phần mềm không chỉ ghi chép, mà còn tự tính toán và cảnh báo thay cho mình. Đó là khác biệt lớn nhất so với cách làm thủ công.
Nhìn Doanh Thu Và Tồn Kho Rõ Trong Một Lần Bấm
Nguyên lý khá đơn giản: mỗi lần bán một món, phần mềm tự trừ số lượng trong kho và tự cộng vào doanh thu. Chủ shop không cần ngồi đếm lại hàng tồn cuối ngày. Muốn biết còn bao nhiêu áo size M màu đen, chỉ cần mở phần mềm lên xem, không cần lục kho.
Chúng tôi từng hỗ trợ một shop mỹ phẩm chuyển từ sổ tay sang phần mềm quản lý bán hàng MShopKeeper để theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Chỉ sau hai tuần, chủ shop đã biết chính xác sản phẩm nào sắp hết mà không cần kiểm kho bằng tay.
Sai lầm hay gặp nhất ở giai đoạn đầu: shop có nhiều điểm bán nhưng nhân viên quên chọn đúng chi nhánh khi tạo đơn, khiến số liệu tồn kho giữa các điểm bị lệch. Mẹo chúng tôi hay đưa ra là đối chiếu tồn kho thực tế với phần mềm mỗi tuần một lần trong tháng đầu tiên, rồi mới giãn dần khi nhân viên đã quen thao tác.
Quyết Định Nhập Hàng Dựa Trên Số Thật, Không Phải Cảm Tính
Lợi ích thứ hai ít người để ý ngay từ đầu: dữ liệu bán hàng giúp shop đoán được mùa nào bán chạy, sản phẩm nào nên nhập thêm. Trước đây chủ shop thường nhập hàng theo cảm tính, thấy mẫu đẹp là nhập, không dựa vào số liệu thật.
Chúng tôi từng gặp một shop mỹ phẩm nhập dư cả trăm hộp kem dưỡng vì đoán mùa hè sẽ bán chạy. Thực tế hàng tồn kho suốt ba tháng, vốn bị chôn không xoay được. Nếu shop kiểm tra báo cáo sản phẩm bán chạy trong 30 ngày gần nhất trước khi đặt hàng, tình huống này hoàn toàn tránh được.
Mẹo chúng tôi hay chia sẻ với khách: dành 10 phút mỗi cuối tuần xem báo cáo top 5 sản phẩm bán chạy và top 5 sản phẩm bán chậm. Nhìn quen mắt, chủ shop sẽ tự có cảm nhận số liệu nhanh hơn nhiều so với đoán mò như trước.
Đỡ Việc Cho Nhân Viên, Không Chỉ Đỡ Việc Cho Chủ Shop
Một lợi ích khác ít khi được nhắc tới: phần mềm giúp nhân viên mới vào việc nhanh hơn nhiều so với học ghi sổ tay. Thao tác bán hàng chỉ cần chọn sản phẩm, bấm xác nhận, phần mềm tự in hoá đơn và tự trừ kho.
Với cách làm cũ, nhân viên mới thường mất cả tuần mới quen cách ghi sổ đúng chuẩn của shop, chưa kể dễ ghi sai khi đông khách. Chúng tôi từng thấy một shop giày giảm hẳn thời gian đào tạo nhân viên mới từ ba ngày xuống còn nửa buổi, chỉ nhờ chuyển sang phần mềm có giao diện trực quan.
Tiêu Chí Chọn Thương Hiệu Phần Mềm Quản Lý Phù Hợp
Hiểu được lợi ích rồi, câu hỏi tiếp theo mới là câu khó: giữa hàng chục thương hiệu, nên chọn cái nào? Chúng tôi không khuyên một cái tên cụ thể cho mọi shop, vì quy mô và ngành hàng mỗi nơi một khác. Nhưng có vài tiêu chí áp dụng được cho hầu hết trường hợp.
Giao Diện Dễ Dùng Và Mức Giá Vừa Túi Tiền
Tiêu chí đầu tiên là giao diện. Với shop chưa có kinh nghiệm công nghệ, phần mềm càng đơn giản càng dễ vào việc. Nên ưu tiên phần mềm có giao diện tiếng Việt, thao tác bán một đơn chỉ mất ba bước, không bắt nhân viên đọc tài liệu hướng dẫn dài cả chục trang mới dùng được.
Tiêu chí thứ hai là chi phí. Gói cơ bản cho một điểm bán trên thị trường hiện dao động khoảng 99.000 đến 250.000 đồng mỗi tháng. Con số này nói lên điều gì? Nếu shop chỉ có một quầy, gói cơ bản đã đủ dùng, không cần trả thêm cho tính năng đa chi nhánh mình chưa cần tới.
Gói có quản lý nhiều chi nhánh, tồn kho nâng cao thường cao hơn, có thể từ 400.000 đến 800.000 đồng mỗi tháng tuỳ nhà cung cấp. Tính theo năm, khoản chênh lệch này không nhỏ, nên chủ shop cần cân đối đúng với quy mô thật, tránh trả tiền cho tính năng thừa.
Những Điều Nhỏ Dễ Bị Bỏ Qua Khi So Sánh Các Thương Hiệu
Ngoài giao diện và chi phí, chúng tôi hay khuyên khách kiểm tra thêm vài điểm trước khi chốt thương hiệu:
- Có bản dùng thử miễn phí ít nhất 7 đến 14 ngày để trải nghiệm thật trước khi trả phí.
- Hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử đúng theo quy định thuế hiện hành.
- Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật có kênh chat trực tiếp, phản hồi nhanh thay vì chỉ nhận email.
- Đồng bộ được với kênh bán hàng online shop đang dùng, tránh phải nhập tay hai lần.
- Cho phép xuất dữ liệu ra Excel khi cần đối chiếu sổ sách với kế toán cuối tháng.
Một điểm nữa ít người nghĩ tới ngay từ đầu: nếu shop có kế hoạch mở thêm kênh bán online chuyên nghiệp, phần mềm quản lý bán hàng nên đi cùng một trang bán hàng chỉn chu, đồng bộ được tồn kho giữa website và tại quầy. Chúng tôi từng thấy nhiều shop tăng doanh số rõ rệt sau khi kết hợp phần mềm quản lý với dịch vụ thiết kế website bán hàng được làm bài bản ngay từ đầu, thay vì dùng một trang tự dựng sơ sài rồi phải sửa đi sửa lại.
Kết Luận
Không có thương hiệu phần mềm quản lý bán hàng nào đúng cho mọi shop. Cái phù hợp với shop quần áo hai nhân viên chưa chắc hợp với shop tạp hoá có ba chi nhánh. Điều chúng tôi khuyên thật lòng là đừng chọn theo quảng cáo hay theo số đông đang dùng.
Hãy dùng thử bản miễn phí ít nhất một tuần, thao tác thật với đơn hàng thật của shop mình, rồi mới quyết định gắn bó lâu dài. Một phần mềm hợp tay dùng có thể theo shop nhiều năm, còn chọn sai thì vài tháng sau lại phải làm lại từ đầu.
Nếu vẫn còn phân vân, bạn có thể ghé kho bài tổng hợp thương hiệu và nhà cung cấp công nghệ chúng tôi cập nhật thường xuyên, để có thêm góc nhìn trước khi chốt phần mềm phù hợp nhất cho shop của mình.
