Giải pháp website, app và chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ nghe thì hấp dẫn, nhưng khi thật sự bắt tay vào làm, nhiều chủ shop lại loay hoay. Chúng tôi gặp câu hỏi này gần như mỗi tuần: bắt đầu từ đâu thì đỡ tốn tiền và đỡ rối? Bài viết dưới đây tổng hợp những gì đội ngũ rút ra sau nhiều năm làm việc với các cửa hàng và đơn vị dịch vụ quy mô nhỏ.
Vì sao nhiều doanh nghiệp nhỏ còn e ngại chuyển đổi số?
Chúng tôi từng tư vấn cho một chủ cửa hàng thời trang nhỏ ở quận Tân Bình. Chị đã nghe về chuyển đổi số nhiều lần nhưng lần nào cũng gác lại. Lý do khá quen thuộc: chị cho rằng đó là việc của công ty lớn, có phòng IT riêng, còn một cửa hàng quy mô gia đình thì chưa cần đến.
Suy nghĩ ấy không hiếm. Khi trò chuyện với chủ doanh nghiệp nhỏ, đội ngũ của chúng tôi thấy nó xuất hiện khá đều. Tuy nhiên, bước đầu thực ra không phức tạp như họ hình dung. Chỉ cần chọn đúng việc để làm trước, phần lớn khó khăn đã được giảm đi.
Chi phí và nhân sự kỹ thuật là hai rào cản lớn nhất. Nhiều người nghĩ phải đầu tư một hệ thống đồ sộ rồi thuê cả đội để vận hành. Trong khi đó, ngân sách và nhân lực của doanh nghiệp nhỏ vốn đã eo hẹp cho việc kinh doanh hằng ngày. Họ không có dư địa để thử nghiệm những thứ quá lớn.
Ngoài ra, chưa thấy rõ lợi ích thực tế cũng khiến nhiều người trì hoãn. Khi chưa từng dùng thử một website hay ứng dụng quản lý, rất khó hình dung nó giúp được gì cho công việc. Lúc đó, chuyển đổi số dễ bị xem như một khoản chi thêm hơn là một khoản đầu tư sinh lời.
Nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?
Với đa số doanh nghiệp nhỏ, bước đầu tiên nên là một website giới thiệu cơ bản. Trang web không cần cầu kỳ về hiệu ứng hay giao diện. Chỉ cần nêu rõ sản phẩm, dịch vụ, địa chỉ và cách liên hệ, khách hàng sẽ tìm thấy bạn khi tra cứu trên mạng. Nhờ vậy, bạn bớt phụ thuộc vào truyền miệng hay mạng xã hội, vốn rất dễ biến động theo thời điểm.
Nếu chưa biết nên dựng trang bằng công cụ nào, hãy tìm hiểu trước vài lựa chọn phổ biến. Bạn có thể xem qua một số phần mềm thiết kế website thông dụng để biết công cụ nào hợp với quy mô và ngân sách của mình. So sánh trước sẽ giúp bạn tránh chọn nhầm rồi phải làm lại từ đầu, vốn là chuyện khá tốn kém.
Ứng dụng quản lý đơn giản cho công việc hằng ngày
Sau khi có website, bạn có thể triển khai thêm một ứng dụng quản lý đơn giản. Đó có thể là phần mềm ghi đơn hàng, quản lý lịch hẹn hoặc theo dõi tồn kho. Với một cửa hàng nhỏ, việc chuyển từ sổ tay sang ứng dụng thường tiết kiệm thời gian rõ rệt, nhất là vào giờ cao điểm khi khách đông.
Điều quan trọng là chọn công cụ vừa đủ dùng. Bạn không cần tính năng phức tạp ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với những việc lặp lại nhiều nhất trong ngày, rồi mới tính đến chuyện mở rộng. Có một điểm nhiều người bỏ qua: một công cụ đơn giản nhưng được dùng đều đặn luôn có giá trị hơn một hệ thống đắt tiền nằm im trong máy.
Giai đoạn đầu, thứ tự ưu tiên khá rõ. Website giới thiệu và một ứng dụng quản lý đơn giản là hai việc nên làm trước. Khi doanh nghiệp đã ổn định và bắt đầu tăng trưởng, mới nên nghĩ đến tính năng nâng cao và đào tạo nhân sự sâu hơn.
Lộ trình mở rộng chuyển đổi số theo thời gian
Khi khách và đơn hàng bắt đầu tăng, bạn có thể cân nhắc thêm tính năng như đặt hàng trực tuyến, tích hợp thanh toán hoặc đồng bộ dữ liệu giữa website và ứng dụng quản lý. Làm từng bước như vậy giúp bạn kiểm soát chi phí và không bị quá tải khi vận hành. Đội ngũ chúng tôi thường khuyên khách hàng ghi lại những việc đang làm thủ công, rồi chọn dần từng mục để số hóa theo thứ tự ưu tiên.
Tốc độ website cũng quan trọng hơn bạn nghĩ khi lượng truy cập tăng. Nếu trang tải chậm, khách dễ thoát ra trước khi kịp xem sản phẩm. Bạn có thể tham khảo cách cải thiện tốc độ truy cập website để kiểm tra những lỗi thường gặp, chẳng hạn ảnh quá nặng hoặc máy chủ đặt quá xa khách hàng mục tiêu.
Đào tạo nhân sự cũng là phần không nên bỏ qua. Công cụ tốt đến đâu mà nhân viên không biết dùng đúng cách thì hiệu quả cũng khó đạt như kỳ vọng. Chúng tôi từng gặp một cửa hàng nhập liệu sai hàng loạt đơn hàng chỉ vì người dùng chưa được hướng dẫn kỹ. Vì vậy, dành thời gian hướng dẫn ngay từ đầu là việc rất đáng làm.
Nếu bạn kinh doanh nhà hàng hay dịch vụ ăn uống, xem thêm các mẫu giao diện đã thiết kế sẵn cũng giúp hình dung phong cách phù hợp. Bạn có thể tham khảo mẫu website nhà hàng đẹp tham khảo để lấy ý tưởng cho trang của mình.
Kết luận: chuyển đổi số không cần làm ồ ạt cùng lúc
Theo kinh nghiệm của đội ngũ, doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên những hạng mục cho kết quả nhanh nhất. Đừng cố đầu tư toàn bộ ngay từ đầu khi chưa có đủ nguồn lực và kinh nghiệm vận hành. Chọn một đến hai việc thiết thực nhất, triển khai, rồi mở rộng khi đã thấy hiệu quả rõ ràng.
