Chúng tôi làm việc với rất nhiều chủ shop nhỏ và doanh nghiệp mới khởi nghiệp, và có một câu hỏi lặp đi lặp lại: giới thiệu và đánh giá phần mềm quản lý doanh nghiệp thế nào cho đúng? Nhiều người vào thử một vài phần mềm, thấy giao diện đẹp là chọn luôn, rồi vài tháng sau mới nhận ra nó không khớp với cách làm việc của mình. Bài viết này là những gì đội ngũ chúng tôi đúc kết được, viết cho bạn đọc chưa có nhiều kinh nghiệm.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp thực ra làm gì?
Nói đơn giản, đây là công cụ gom các công việc rời rạc của doanh nghiệp vào một nơi. Thay vì ghi sổ tay, lưu file Excel ở nhiều máy, nhắn tin hỏi tồn kho qua Zalo, bạn có một hệ thống duy nhất theo dõi đơn hàng, khách hàng, kho và công nợ.
Điều cần hiểu rõ ngay từ đầu là không có phần mềm nào làm tốt mọi thứ. Một công cụ thiên về bán hàng có thể rất mạnh ở phần hóa đơn nhưng lại yếu ở quản lý nhân sự. Vì vậy, bước đầu tiên luôn là xác định bạn thực sự cần quản lý những gì.
Tiêu chí đầu tiên: nhìn vào quy mô và thói quen hiện tại
Chúng tôi từng tư vấn cho một cửa hàng mỹ phẩm có khoảng ba nhân viên. Chủ shop muốn chọn một hệ thống doanh nghiệp rất lớn vì nghe nói “chuyên nghiệp”. Sau khi thử, cả đội phải mất hơn hai tuần chỉ để học cách nhập một đơn hàng. Cuối cùng, họ quay lại một công cụ đơn giản hơn và làm việc trơn tru hơn hẳn.
Vì thế, hãy tự hỏi: đội của bạn có bao nhiêu người? Hiện tại bạn đang ghi chép bằng gì? Ai là người sẽ thao tác hằng ngày? Câu trả lời sẽ cho bạn biết nên tìm một công cụ gọn nhẹ hay một hệ thống đầy đủ tính năng.
Dễ dùng quan trọng hơn bạn nghĩ
Phần mềm có đủ tính năng mà không ai dùng thì chẳng có ích gì. Khi thử một sản phẩm, hãy tự thực hiện vài tác vụ thường gặp: tạo một đơn hàng, tìm lại một khách cũ, xuất báo cáo doanh thu trong tuần. Nếu mất quá nhiều thao tác cho những việc đơn giản đó, khả năng cao là nhân viên sẽ bỏ dùng sau vài tuần.
- Giao diện có tiếng Việt đầy đủ, dễ hiểu cho người không chuyên
- Có hướng dẫn hoặc video ngắn để tự học
- Thao tác thường dùng chỉ cần vài bước
Khả năng mở rộng và chi phí ẩn
Giá hiển thị trên trang bán hàng hiếm khi là toàn bộ chi phí. Hãy hỏi kỹ về phí cài đặt, phí đào tạo, phí nâng cấp khi thêm người dùng hoặc thêm chi nhánh. Một gói rẻ ban đầu có thể trở nên đắt khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Đồng thời, nên kiểm tra xem phần mềm có tích hợp được với các công cụ bạn đang dùng hay không, chẳng hạn cổng thanh toán, website bán hàng hay phần mềm kế toán. Một hệ thống khép kín quá có thể khiến bạn bị phụ thuộc về sau.
Hỗ trợ và độ tin cậy
Khi hệ thống gặp sự cố vào giờ cao điểm, bạn cần biết ai sẽ giúp mình và giúp nhanh đến mức nào. Hãy thử liên hệ bộ phận hỗ trợ trước khi mua, xem họ phản hồi ra sao. Thời gian trả lời và thái độ của đội hỗ trợ thường phản ánh khá đúng chất lượng dịch vụ sau này.
Bạn cũng nên hỏi về cách sao lưu dữ liệu và việc xuất dữ liệu nếu một ngày nào đó muốn chuyển sang nền tảng khác. Đây là chi tiết ít người để ý nhưng lại rất quan trọng.
Nên bắt đầu từ đâu?
Đội ngũ chúng tôi thường khuyên người mới làm theo ba bước đơn giản. Đầu tiên, liệt kê ba công việc tốn thời gian nhất của bạn mỗi ngày. Tiếp theo, chọn hai đến ba phần mềm phù hợp với những công việc đó và dùng thử miễn phí. Cuối cùng, cho một hoặc hai nhân viên trải nghiệm thật trong một tuần rồi mới quyết định.
Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về các công cụ cho từng mảng cụ thể, có thể xem bài tổng hợp thương hiệu phần mềm quản lý bán hàng đáng cân nhắc cho shop nhỏ, nơi chúng tôi so sánh các lựa chọn phổ biến cho người bán lẻ. Với doanh nghiệp dịch vụ cần nhận lịch hẹn, bạn có thể tham khảo cách doanh nghiệp nhỏ chọn công cụ quản lý bán hàng và booking.
Chọn đúng thay vì chọn nhiều
Đừng cố gắng tìm phần mềm hoàn hảo cho mọi nhu cầu. Một công cụ vừa đủ, được cả đội sử dụng đều đặn, sẽ mang lại giá trị lớn hơn nhiều so với một hệ thống khổng lồ bị bỏ quên. Khi đã có nền tảng ổn định, bạn có thể mở rộng dần theo nhu cầu thực tế.
Chúng tôi hy vọng những tiêu chí trên giúp bạn tự tin hơn khi giới thiệu và đánh giá phần mềm cho doanh nghiệp của mình. Nếu có thắc mắc về một sản phẩm cụ thể, bạn cứ hỏi, đội ngũ chúng tôi sẽ cố gắng chia sẻ những gì mình đã thấy trong thực tế.
