Giới thiệu và đánh giá phần mềm quản lý kỹ trước khi mua là bước nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dễ bỏ qua. Một chủ cửa hàng thời trang nhỏ từng nhắn tin kể với chúng tôi về bài học này.
Trong vòng một năm, chị đã mua liền ba phần mềm quản lý bán hàng khác nhau. Mỗi lần đổi phần mềm, chị lại mất công nhập lại toàn bộ dữ liệu khách hàng và tồn kho từ đầu. Phần mềm nào demo cũng đẹp, nhân viên tư vấn cũng nói hay. Nhưng dùng thật một thời gian mới lộ ra vấn đề: cái thì thiếu tính năng cần thiết, cái thì quá phức tạp so với quy mô cửa hàng chỉ có ba nhân viên.
Câu chuyện này khá phổ biến với doanh nghiệp nhỏ. Nó cho thấy việc đánh giá phần mềm quản lý kỹ trước khi mua quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ nhìn vào bản demo bắt mắt ban đầu.
Vì Sao Doanh Nghiệp Nhỏ Khó Chọn Phần Mềm Quản Lý Phù Hợp
Quá nhiều lựa chọn trên thị trường là rào cản đầu tiên khiến nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bối rối. Đây đúng là tình huống chị chủ shop thời trang mà chúng tôi kể ở đầu bài. Chỉ riêng mảng phần mềm quản lý bán hàng đã có hàng chục cái tên khác nhau. Mỗi bên quảng cáo tính năng gần như tương tự nhau, khiến người mua khó phân biệt đâu mới thực sự phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn không nên chỉ chọn theo cái tên quen tai hay giá rẻ nhất trên thị trường.
Ngân sách hạn chế so với doanh nghiệp lớn là rào cản thứ hai. Điều này buộc doanh nghiệp nhỏ phải cân nhắc kỹ hơn nhiều trước mỗi lần đầu tư phần mềm. Doanh nghiệp lớn có thể chi hàng chục triệu mỗi tháng cho một hệ thống quản lý toàn diện. Trong khi đó, doanh nghiệp nhỏ thường chỉ có ngân sách vài trăm nghìn tới vài triệu đồng mỗi tháng. Vì vậy, mỗi lựa chọn sai đều gây thiệt hại đáng kể, cả về tiền bạc lẫn thời gian chuyển đổi lại từ đầu, như trường hợp chị chủ shop đã gặp phải.
Các Tiêu Chí Đánh Giá Phần Mềm Quan Trọng
Dễ sử dụng và thời gian triển khai nhanh là tiêu chí đầu tiên chúng tôi luôn khuyên doanh nghiệp nhỏ ưu tiên. Phần lớn nhân sự tại các cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không có nền tảng công nghệ chuyên sâu. Một phần mềm tốt với doanh nghiệp nhỏ là phần mềm mà nhân viên bán hàng có thể học cách dùng trong một, hai buổi. Nó không cần khóa đào tạo kéo dài nhiều ngày. Nếu sau buổi demo đầu tiên mà nhân viên vẫn còn bối rối không biết bắt đầu từ đâu, đó là dấu hiệu phần mềm có thể quá phức tạp so với nhu cầu thực tế, dù tính năng có nhiều tới đâu.
Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển là tiêu chí thứ hai. Tiêu chí này ít được để ý ngay từ đầu nhưng lại quan trọng về lâu dài. Nhiều phần mềm giá rẻ chỉ phù hợp khi cửa hàng còn nhỏ, một, hai chi nhánh. Khi mở rộng lên nhiều chi nhánh hoặc cần quản lý đồng thời nhiều kênh bán hàng, phần mềm lại không đáp ứng được. Điều này buộc doanh nghiệp phải đổi sang hệ thống khác, kéo theo toàn bộ rắc rối chuyển đổi dữ liệu như câu chuyện đầu bài. Trước khi chọn, bạn nên hỏi rõ nhà cung cấp về giới hạn số lượng chi nhánh, số lượng đơn hàng mà phần mềm có thể xử lý ổn định, để tránh phải đổi lại sau một, hai năm sử dụng.
Cách Thử Nghiệm Trước Khi Quyết Định Đầu Tư
Dùng thử bản miễn phí hoặc demo là bước gần như bắt buộc trước khi ký hợp đồng dài hạn. Hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều có bản dùng thử miễn phí từ bảy tới ba mươi ngày. Đây là đủ thời gian để bạn kiểm tra xem giao diện có thực sự dễ dùng như quảng cáo hay không. Bạn cũng nên xem các tính năng cốt lõi có hoạt động ổn định hay không.
- Đăng ký dùng thử với dữ liệu thật của cửa hàng, không dùng dữ liệu mẫu có sẵn
- Thử các thao tác hay dùng nhất hằng ngày như lên đơn, kiểm kho, xuất báo cáo
- Ghi lại những điểm gây khó chịu, mất thời gian trong quá trình dùng thử
Thu thập phản hồi từ nhân viên sử dụng thực tế là bước mà chúng tôi thấy nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua. Chính nhân viên mới là người dùng phần mềm hằng ngày, không phải chủ shop. Trong giai đoạn dùng thử, bạn nên để ít nhất một, hai nhân viên trực tiếp thao tác trên phần mềm với công việc thường ngày. Sau đó, hãy hỏi cảm nhận thực tế: thao tác nào rườm rà, chỗ nào dễ nhầm lẫn. Ý kiến từ người trực tiếp sử dụng thường chính xác hơn nhiều so với đánh giá của chủ doanh nghiệp, người thường chỉ nhìn vào báo cáo tổng quan mà ít khi thao tác tay hằng ngày.
Tham Khảo Thêm Đánh Giá Phần Mềm Chuyên Ngành Và Giải Pháp Liên Quan
Với những phần mềm chuyên biệt theo ngành, ví dụ phần mềm quản lý tiệm vàng bạc hay quản lý sân golf, việc tham khảo thêm đánh giá các giải pháp cùng phân khúc cũng giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn trước khi chọn. Bạn có thể xem qua đánh giá phần mềm quản lý bán hàng Sapo mà chúng tôi từng phân tích. Đây là một trong những cái tên quen thuộc với cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ và vừa.
Nếu doanh nghiệp bạn cũng đang cần công cụ quản lý công việc nhóm song song với phần mềm bán hàng, có thể tham khảo thêm công cụ quản lý công việc nhóm mà chúng tôi từng tổng hợp. Công cụ này giúp phối hợp giữa các bộ phận hiệu quả hơn.
Với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú, đặt phòng, việc chọn đúng phần mềm quản lý chuyên biệt cũng quan trọng không kém phần mềm bán hàng thông thường, vì đặc thù vận hành khác biệt khá nhiều. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý khách sạn mà chúng tôi từng đánh giá, nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong mảng lưu trú, homestay quy mô nhỏ.
Bên cạnh phần mềm quản lý nội bộ, nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng đang thiếu một kênh giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp trên internet để tiếp cận thêm khách hàng mới. Bạn có thể tham khảo web bán hàng chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một website bán hàng hoạt động song song với phần mềm quản lý nội bộ đang dùng.
Quyết Định Đầu Tư Hợp Lý
Sau khi đã giới thiệu và đánh giá phần mềm theo các tiêu chí trên, bước cuối cùng là đưa ra quyết định đầu tư hợp lý. Ưu tiên phần mềm phù hợp quy trình hiện tại là nguyên tắc chúng tôi muốn nhấn mạnh nhất. Thay vì chọn phần mềm có nhiều tính năng “cho chắc” nhưng phần lớn không dùng tới, bạn nên chọn thứ thực sự cần thiết. Một phần mềm dù mạnh tới đâu nhưng buộc doanh nghiệp phải thay đổi hoàn toàn cách vận hành quen thuộc, thường khó áp dụng thành công hơn một phần mềm đơn giản khớp sẵn với quy trình đang chạy. Đúng như bài học từ câu chuyện đầu bài, việc đổi phần mềm liên tục không phải vì phần mềm kém, mà vì ngay từ đầu đã chọn sai thứ không thực sự phù hợp với cách vận hành của cửa hàng.
Tính toán chi phí duy trì lâu dài trước khi chọn cũng là điều cần làm kỹ, không chỉ nhìn vào phí đăng ký ban đầu. Nhiều phần mềm tính phí theo số lượng nhân viên, số chi nhánh hoặc số đơn hàng mỗi tháng. Vì vậy, chi phí thực tế sau một, hai năm phát triển có thể cao hơn nhiều so với con số ban đầu khi doanh nghiệp còn nhỏ. Hãy hỏi rõ nhà cung cấp về cách tính phí khi mở rộng quy mô, để tránh bất ngờ về chi phí ngay khi doanh nghiệp vừa phát triển tốt lên.
