Việc tổng hợp thương hiệu, dịch vụ và nhà cung cấp công nghệ để so sánh kỹ trước khi ký hợp đồng luôn là bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua. Một khách hàng từng kể với chúng tôi, công ty anh ký hợp đồng với một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho chỉ sau một buổi demo ấn tượng. Giá của gói dịch vụ này cũng rẻ hơn hẳn các bên khác.
Ba tháng sau, hệ thống liên tục lỗi vào giờ cao điểm. Gọi hỗ trợ thì phải chờ cả ngày mới có người phản hồi, trong khi hợp đồng lại không ghi rõ thời gian xử lý sự cố tối đa.
Anh đành phải vừa dùng tạm vừa tìm nhà cung cấp khác, tốn thêm cả thời gian lẫn chi phí chuyển đổi. Câu chuyện này không hiếm. Nó cho thấy việc chọn nhà cung cấp công nghệ vội vàng, chỉ nhìn vào giá và demo bề ngoài, có thể để lại hậu quả kéo dài nhiều tháng sau đó.
Rủi Ro Khi Chọn Sai Nhà Cung Cấp Công Nghệ
Rủi ro nghiêm trọng nhất là gián đoạn vận hành khi dịch vụ không ổn định, đúng như câu chuyện chúng tôi vừa kể ở đầu bài. Với doanh nghiệp đã phụ thuộc vào một phần mềm hay hệ thống nào đó để vận hành hằng ngày, chỉ cần nhà cung cấp gặp sự cố kỹ thuật là mọi thứ có thể bị ảnh hưởng ngay. Máy chủ quá tải hoặc đội ngũ hỗ trợ phản hồi chậm cũng khiến toàn bộ hoạt động kinh doanh bị đình trệ theo. Mức độ ảnh hưởng càng lớn nếu hệ thống đó gắn liền với khâu bán hàng, thanh toán, vì chỉ cần gián đoạn vài giờ ở những khâu này cũng đủ gây thiệt hại đáng kể cho doanh thu trong ngày.
Rủi ro thứ hai là chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Vấn đề này thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ nhìn vào bảng giá ban đầu mà chưa đọc kỹ các điều khoản đi kèm.
Nhiều nhà cung cấp chào giá gói cơ bản rất hấp dẫn. Nhưng thực tế, họ lại tính thêm phí cho những tính năng tưởng như cơ bản, hoặc thu phí hỗ trợ kỹ thuật riêng ngoài gói dịch vụ chính. Nếu không hỏi kỹ ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ rơi vào tình huống chi phí thực tế cao hơn nhiều so với con số được chào ban đầu, trong khi hợp đồng đã ký lại rất khó điều chỉnh.
Các Tiêu Chí Kiểm Tra Trước Khi Hợp Tác
Tiêu chí đầu tiên chúng tôi luôn khuyên doanh nghiệp xác minh kỹ là uy tín và kinh nghiệm triển khai thực tế của nhà cung cấp, thay vì chỉ tin vào những lời giới thiệu trong buổi demo. Cách kiểm tra không khó.
Bạn có thể hỏi trực tiếp nhà cung cấp về số lượng khách hàng đã triển khai trong cùng ngành, và xin xem một, hai trường hợp thực tế tương tự quy mô doanh nghiệp mình. Nếu có thể, hãy liên hệ trực tiếp một khách hàng cũ để hỏi trải nghiệm thật. Một nhà cung cấp uy tín thường sẵn sàng chia sẻ thông tin này. Nếu họ né tránh hoặc chỉ đưa ra những lời khen chung chung, đó là dấu hiệu bạn cần cẩn trọng hơn.
Phần điều khoản hỗ trợ, bảo trì trong hợp đồng thường bị nhiều doanh nghiệp đọc lướt qua, nhưng lại chính là phần quan trọng nhất khi có sự cố xảy ra. Cần xem rõ hợp đồng có ghi cụ thể thời gian phản hồi tối đa khi có sự cố hay không.
Đây gọi là SLA — thỏa thuận mức cam kết dịch vụ, nói dễ hiểu là con số cụ thể về thời gian nhà cung cấp phải xử lý sự cố cho bạn. Ngoài ra, cũng cần xem việc bảo trì định kỳ có tính phí thêm hay đã bao gồm trong gói đã mua.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách đánh giá kỹ thuật một nhà cung cấp trước khi đặt bút ký, có thể tham khảo giải pháp đánh giá kỹ thuật trước khi ký hợp đồng mà chúng tôi từng phân tích. Bài viết đó có các bước cụ thể bạn áp dụng được ngay.
Cách Tổng Hợp Thương Hiệu, Dịch Vụ Và Nhà Cung Cấp Công Nghệ Để So Sánh
Khi doanh nghiệp có từ hai nhà cung cấp trở lên đang cân nhắc, chúng tôi luôn khuyên nên tổng hợp thương hiệu, dịch vụ và nhà cung cấp công nghệ đó vào một bảng so sánh chung. Bảng này nên có đủ chi phí, tính năng, hỗ trợ, thay vì quyết định chỉ dựa vào cảm tính sau một buổi gặp gỡ.
Bảng so sánh không cần quá phức tạp, chỉ cần liệt kê rõ giá theo từng gói, tính năng đi kèm, thời gian hỗ trợ cam kết, và chi phí phát sinh nếu có. Cách này giúp bạn nhìn được bức tranh tổng thể, thay vì chỉ so sánh mỗi con số giá ban đầu vốn dễ gây nhầm lẫn.
- Ghi rõ giá theo từng gói dịch vụ, kèm những khoản phí ẩn nếu nhà cung cấp có nhắc tới
- So sánh thời gian phản hồi hỗ trợ cam kết giữa các bên, không chỉ nhìn giá
- Đánh dấu tính năng nào là bắt buộc, tính năng nào có cũng tốt nhưng không cấp thiết
Tham Khảo Đánh Giá Từ Khách Hàng Cũ
Bên cạnh đó, nên tham khảo đánh giá từ khách hàng đã dùng để có góc nhìn khách quan hơn, ngoài những gì nhà cung cấp tự giới thiệu. Ngoài việc hỏi trực tiếp một khách hàng cũ như đã nói ở phần trên, bạn cũng có thể tìm thêm đánh giá trên các diễn đàn công nghệ, hội nhóm doanh nghiệp cùng ngành. Đây là nơi mọi người thường chia sẻ trải nghiệm thật, kể cả những điểm chưa hài lòng mà nhà cung cấp ít khi tự nhắc tới.
Áp Dụng Tiêu Chí Khi Chọn Đối Tác Website Và Hạ Tầng Công Nghệ
Với những doanh nghiệp cũng đang cân nhắc thêm giải pháp kỹ thuật liên quan tới website, hiệu suất trang, có thể tham khảo tại sao SEO website lại cần thiết cho doanh nghiệp mà chúng tôi từng chia sẻ. Đây là một góc nhìn khác về việc chọn đối tác công nghệ phù hợp với mục tiêu dài hạn.
Nếu doanh nghiệp đang cần một nhà cung cấp để xây dựng website bán hàng, đây cũng là một dạng hợp tác công nghệ cần áp dụng đúng những tiêu chí đánh giá kể trên. Bạn không nên chọn vội chỉ vì giá rẻ hay thời gian hoàn thành nhanh.
Bạn có thể tham khảo thiết kế website bán hàng nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm một đơn vị triển khai website có kinh nghiệm thực tế. Đơn vị đó nên có kèm điều khoản hỗ trợ rõ ràng sau khi bàn giao.
Với các doanh nghiệp đang xây dựng lại hạ tầng công nghệ tổng thể, không chỉ riêng một phần mềm đơn lẻ, việc hiểu rõ xu hướng tự động hóa hiện nay cũng rất quan trọng. Điều này giúp bạn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn với định hướng lâu dài.
Bạn có thể tham khảo thêm xu hướng tự động hóa tác vụ trong hạ tầng công nghệ mà chúng tôi từng tổng hợp. Bài viết này giúp bạn hình dung rõ hơn nên ưu tiên nhà cung cấp có hướng phát triển nào.
Ra Quyết Định Hợp Tác
Dù nhà cung cấp có vẻ uy tín tới đâu qua các bước kiểm tra ở trên, chúng tôi vẫn luôn nhấn mạnh với mọi doanh nghiệp một điều. Đó là nên ưu tiên thử nghiệm quy mô nhỏ trước khi ký dài hạn.
Nhiều nhà cung cấp sẵn sàng cho dùng thử một phân hệ nhỏ, hoặc ký hợp đồng ngắn hạn ba tới sáu tháng trước khi cam kết dài hạn. Đây là cách an toàn để kiểm chứng thực tế những gì đã cam kết trong buổi demo. Cách này giúp bạn tránh rơi vào tình huống tương tự câu chuyện chúng tôi đã kể ở đầu bài.
Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là đưa điều khoản rõ ràng vào hợp đồng để tránh tranh chấp sau này. Hợp đồng cần ghi rõ thời gian hỗ trợ, mức phạt nếu vi phạm cam kết dịch vụ, và điều kiện chấm dứt hợp đồng nếu chất lượng không đạt như thỏa thuận.
Đừng ngại yêu cầu nhà cung cấp bổ sung những điều khoản này trước khi ký. Một nhà cung cấp thực sự chuyên nghiệp sẽ không né tránh việc làm rõ trách nhiệm của cả hai bên ngay từ đầu.
