Giới thiệu về phần mềm quản lý dự án
Quản lý dự án là việc phải áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động dự án. Nhằm đáp ứng các yêu cầu về thời gian, chi phí và nguồn lực. Phần mềm quản lý dự án là công cụ được sáng tạo sử dụng để lập kế hoạch dự án, phân bổ tài nguyên và quản lý thay đổi dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Phần mềm này bao gồm các tính năng cần thiết như: tạo biểu đồ, báo cáo, chia sẻ tài liệu, quản lý dự án, theo dõi tiến trình công việc…
Hệ thống quản lý công việc tốt cần đảm bảo yêu cầu gì?
Groove Technology Software (Best Software Development in Australia) cho biết quản lý dự án không có nghĩa là chạy theo số đông, bỏ tiền ra để mua về một phần mềm đắt tiền nhưng không phù hợp. Điều quan trọng bạn nên cân nhắc khi sử dụng phần mềm quản lý dự án chính là:
- Dễ dàng sử dụng: Một phần mềm thông dụng, dễ dàng sử dụng không khiến bạn phải mất quá nhiều công sức để học và nghiên cứu. Bạn cần xem giao diện phần mềm có tối ưu không, có những ngôn ngữ nào, hướng dẫn sử dụng có đơn giản không, thao tác nhiều hay ít…
- Khả năng tích hợp: ứng dụng quản lý công việc phải đảm bảo dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ kinh doanh khác. Giúp dễ dàng sử dụng và quản lý.
- Phân quyền bảo mật: Những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp thường mang đến cho người dùng tính bảo mật, an toàn và trách nhiệm cao. Một dự án có nhiều người cùng tham gia với vai trò riêng, chắc chắn rằng phần mềm phải đáp ứng phân quyền cho các thành viên để người quản lý dễ dàng kiểm soát.
- Tính năng và chức năng: Phần mềm quản lý phải bao gồm các tính năng cần thiết như: tạo biểu đồ, báo cáo, chia sẻ tài liệu, quản lý dự án, theo dõi tiến trình công việc…
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Dù bạn chọn phần mềm trong hay ngoài nước, thì cần chú ý đến tiêu chí đánh giá hỗ trợ từ nhà cung cấp. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp họ sẽ đào tạo, hướng dẫn sử dụng hay hỗ trợ về công nghệ trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
- Mobile app: Hệ thống quản lý công việc ngày nay không thể thiếu chức năng này. Nó sẽ giúp cho việc cập nhật và quản lý thông tin dự án được dễ dàng hơn thay vì phải đăng nhập trên trang web.
Top 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả và chuyên nghiệp nhất 2020
Phần mềm quản lý công việc Mona PMS
Phần mềm quản lý dự án PMS hiệu quả hàng đầu hiện nay phải kể đến Mona PMS. Phần mềm này được thiết kế bởi công ty phần mềm Mona , một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm quản lý dành cho doanh nghiệp như phần mềm Mona PMS, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý vận tải, … Trong đó Mona PMS ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong suốt quá trình thực hiện và quản lý dự án của doanh nghiệp. Hướng đến mục đích cuối cùng là mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho người dùng, tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp, Mona PMS luôn tích hợp nhiều tính năng thông minh, hiện đại.
Đây là một sản phẩm mang lại nhiều lợi thế và có nền tảng quản trị phù hợp với văn hóa, đặc thù dự án tại Việt Nam. Đầy đủ những tính năng thông minh như: Chủ động giao việc cho từng nhân viên một cách hệ thống, nhất quán. Tính năng theo dõi, nắm bắt tiến độ dự án kịp thời để doanh nghiệp có thể điều chỉnh và phân bổ nguồn nhân sự, tài chính hợp lý. Liên thông với các ứng dụng quản trị doanh nghiệp khác nằm trong cùng nền tảng như: kế toán tài chính, kê khai thuế, tuyển dụng, bảo hiểm…
Với thiết kế giao diện tập trung, công cụ còn giúp dễ dàng trao đổi với nhân viên cấp dưới để truyền đạt chỉ đạo kịp thời. Quản lý dễ dàng với hệ thống báo cáo động, hình ảnh trực quan…Mona PMS được xem là phần mềm siêu mạnh để chứa các đội lớn và các dự án phức tạp. Sắp xếp. ưu tiên công việc hợp lý và đo đếm năng suất công việc với công cụ quản lý thông minh. Mona PMS hứa hẹn sẽ cải thiện hiệu suất làm việc chỉ trong thời gian ngắn.
Phần mềm quản lý dự án PMS
Phần mềm quản lý dự án PMS thông minh dành cho các dự án xây dựng. Thích hợp cho khách hàng là những chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các tổ chức tư vấn, quản lý dự án theo quy định. Với công cụ hữu ích này, bạn chỉ cần nhập thông tin đầu vào đơn giản.
Phần mềm sẽ tự động xuất ra các văn bản và báo cáo theo quy định của pháp luật như: lập tờ trình thẩm định, phê duyệt dự án, thiết kế, dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, báo cáo quyết toán dự án… Wrike sẽ tự động tổng hợp thông tin kế hoạch và thực tế thực hiện về chi phí, tiến độ, khối lượng gói thầu, hợp đồng theo thời gian.
Đặc biệt, Wrike còn tích hợp tính năng thông minh tự động cảnh báo các sai sót về chi phí, tiến độ, khối lượng gói thầu. Giúp chủ đầu tư đánh giá được các rủi ro pháp lý và tránh được. Có phân hệ quản lý công việc theo trình tự thủ tục hồ sơ dự án, giao việc theo bộ phận thực hiện.
Wrike còn tích hợp quản lý hồ sơ văn bản bằng phương pháp số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cũng như giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ. Ngoài ra còn có chức năng phân quyền quản lý người sử dụng và bảo mật thông tin dự án.
Hệ thống quản lý công việc nhóm Monday
Monday được biết đến là phần mềm quản lý dự án có sự khác biệt so với các phần mềm khác. Thay vì chỉ đơn giản là cung cấp cho người dùng một danh sách nhiệm vụ tiêu chuẩn để kiểm tra, công cụ này còn bao gồm một tính năng giai đoạn công việc. Khi một tác vụ được tạo, một cột giai đoạn có màu được thêm vào để thể hiện các giai đoạn khác nhau trong qua trình hoàn thành nhiệm vụ.
Monday bao gồm các tính năng hữu ích giúp các nhà quản lý dự án thuận tiện nhất trong công việc quản lý của mình: chế độ xem dòng thời gian, trình theo dõi mức độ ưu tiên cũng như khả năng trò chuyện nội bộ…Nếu bạn còn phân vân chưa biết hiệu quả như thế nào, Monday luôn có chính sách dùng thử miễn phí để trải nghiệm.
Công cụ quản lý công việc Bitrix24
Đây là cái tên còn khá mới mẻ trong công cụ phần mềm quản lý dự án nhưng đã tạo được dấu ấn sâu đậm với người dùng.
Bitrix24 được đánh giá là phần mềm tốt để quản lý doanh nghiệp với hơn 6 triệu doanh nghiệp khắp thế giới đang sử dụng, trong đó tại Việt Nam là hơn 7000 doanh nghiệp. Có tới 10 partner đang phân phối và có cộng đồng hỗ trợ tiếng Việt để giúp người dùng sử dụng hiệu quả nhất. Những tính năng nổi trội của Bitrix24 bao gồm:
Giao việc, người tham gia, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành, đo lường hiệu suất thời gian thực hiện công việc…Với dung lượng không giới hạn, Bitrix24 giúp lưu trữ dữ liệu truy cập ngay cả khi bạn không có mặt ở công ty.
Phần mêm quản lý công việc – dự án Wrike
Phần mềm quản lý tiến độ công việc trực tuyến Wrike cũng là cái tên đáng vinh danh bởi nhiều tính năng hỗ trợ tuyệt vời. Công cụ này cung cấp sự tiện lợi của danh sách các việc cần làm và tính linh hoạt của bảng tính. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những gì cần phải hoàn thành và khi nào, những thông tin chi tiết hơn như chỉ dẫn nhiệm vụ, hoạt động của thành viên nhóm, trò chuyện trực tiếp…
Không chỉ sử dụng tính năng trò chuyện nội bộ, Wrike còn giúp người dùng có thể gửi mail cho nhau ngay trực tiếp bên trong ứng dụng. Bạn có thể bắt đầu với công cụ miễn phí này, hoặc nâng cấp lên gói nâng cao hơn với giá chỉ $9,80 mỗi tháng.
Một phần mềm quản lý dự án tốt, chuyên nghiệp sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ là về mặt hiệu quả kinh tế mà còn hình thành được tinh thần làm việc chuẩn hóa theo quy trình. Hy vọng với top 5 ứng dụng quản lý công việc trên đây sẽ giúp doanh nghiệp bạn có được giải pháp quản lý tốt nhất.
